אביגדור שרון, המעבדה לחדשנות ולקיימות עירונית

עיריות נדרשות להפעיל מערך מורכב של שירותים, המתבססים על תיאום בין אגפים ועל ספקים וחברות חיצוניות. כיצד ניתן להמשיך את רצף השירותים ואף להוסיף שירותים הנדרשים במצב חירום, כמו מגיפת הקורונה? זה סיפורה של הדרך שבה התמודדה עיריית כפר סבא ועמדה במבחן המשבר.
 

התפרצות נגיף הקורונה כמגיפה עולמית שהתפשטה במהירות, אילצה מדינות וערים ברחבי העולם לנקוט בצעדים מהירים למניעת התפשטות המחלה. ההחלטה הפתאומית על סגר במישור הלאומי והבינלאומי, הנחיות משרדי הממשלה, שהשתנו בהתאם להתפתחות המשבר והמעבר החד של תשומת הלב לכיוון מערכת הבריאות, חייבו עיריות לבצע במהירות שינויים והתאמות נדרשות.

עיריות נדרשות לתגובה מערכתית רחבה, כדי להמשיך ולשמור על רמת שירות גבוהה לתושבי העיר, במגבלות הנובעות מהמצב ולסייע לתושבים ברגישות רבה, כאשר ייתכנו מצבי לחץ נפשי בגלל המגבלות על מקומות עבודה, מסחר ושירותים, סגירת בתי ספר ומרכזי קניות. הדבר הופך מורכב עוד יותר, כאשר גם משרדי העירייה עצמה נאלצים להיסגר בגלל התפשטות המגיפה.

בתקופה כזו, נמצא חוסנו של ארגון העירייה במבחן מאתגר במיוחד. להתנהלות מול ספקים בזמן חירום יש השפעה רבה על החוסן העירוני,  במיוחד כאשר משרדי העירייה סגורים. יתרה מכך, דווקא בזמן משבר יש חשיבות לאיתור וליישום מוצרים ושירותים חדשניים שיסייעו להתמודד היטב עם האתגר.

להניח את הבסיס – התארגנות מהירה של מחלקות העיריה

עיריית כפר סבא הגיבה במהירות למשבר המתפתח, בכך שהכינה תוכנית אב ייעודית להתמודדות עם נגיף הקורונה והקימה אחד עשר צוותי עבודה שינהלו את מרחב התחומים ואת התיאום ביניהם. התכנית הייתה חייבת להיות זריזה וגמישה, לכלול תרחישים שונים ולהתעדכן באופן שוטף. למטרה זו, הקימה העירייה מרכז שליטה, המתעדכן מדי יום בנעשה בעיר בכל המימדים, בשיתוף כל אגפי העירייה. מרכז השליטה המרכזי ותאי השליטה של התחומים השונים התבססו על ניהול נתונים ועל הצגה של תמונת מצב עירונית מדי יום, שכללה שיקוף נתוני העיר בהשוואה לערים אחרות ולישראל כולה, מעקב אחר ביצוע משימות עירוניות ומעקב אחר קידום פעולות לאור הנחיות משרדי הממשלה. הערכות מהירה זו היתה אפשרית בזכות מודל ההפעלה, ההיערכות והאימונים לשעת חירום אשר התקיימו לאורך השנים בעיריית כפר סבא.

דוגמה של דוחות יומיים שסייעו לתאי השליטה לנהל את תגובת העיריה למצב החירום

כיוון שעל משרדי העירייה היה להיסגר בתקופת החירום, בעקבות הנחיות הממשלה, ורבים מהעובדים יצאו לחל"ת או לחופשה כפויה, על מעט העובדים שנשארו להמשיך את התפעול השוטף ואת ניהול מצב החירום, היה להסתגל במהירות לעבודה מרחוק. זה אינו רק אתגר טכנולוגי אלא גם אתגר של שינוי הרגלים, של רכישת מיומנויות דיגיטליות ולא פחות פשוט – של האפשרות לעבוד מהבית בזמן שגם הילדים נמצאים בו שכן בתי הספר והגנים סגורים גם הם.

לכן, הפתרון הנדרש אינו טכנולוגי בלבד. נדרשים גם יכולת תקשורת, יכולת פתרון בעיות יצירתי, נחישות ורגישות פסיכולוגית רבה.

כבר בתחילת המשבר, שיתפה העירייה סרטונים שהציגו את הערכות העיריה והעבירו מידע והנחיות לתושבים, כדוגמת מחוברים כפר-סבא: איך עובדת המחלקה לקידום הבריאות והחוסן העירוני בימי קורונה, סרטון השיחה עם שי זייד מנהל  אגף ביטחון, בטיחות ושירותי חירום בעירייה והמשך שידור עדכונים מ"הגלריה 29", מרכז המוסיקה לנוער של עיריית כפר סבא, שהפך בתקופת הסגר לאולפן השידורים של "כפר-סבא לייב".

שידור עדכונים ותכניות לתושבים בערוץ "Kfar Saba Live"

שינוי גמיש של תכניות עבודה והתאמת תהליכים לתנאים החדשים

בנוסף לשינוי מהיר של תהליכי עבודה ולמעבר לקיום מפגשים מקוונים, בארגון שהיה רגיל לפגישות פרונטליות, התארגנה עיריית כפר סבא במהירות רבה לביצוע שיפורים ועבודות פיתוח בבתי הספר הסגורים ולהכנה שלהם להמשך לימודים בתקופת הקיץ, בחופש הגדול. התאמות אלו דרשו שיתופי פעולה עם עסקים ועבודה עם ספקים אשר נמצאים גם הם במערבולת של סגירת משרדים והתארגנות מחדש. נדרשו שינויים בתהליכי אחזקה ורכש. העירייה ביצעה את ההתאמות, האיצה פרויקטים כמו התקנת מערכות חשמל סולאריות במבני ציבור והאטה בביצוע פעילויות כמו תחזוקת מרחבים עירוניים, שלא היה בהן צורך, בגלל הסגר במרכזי המסחר וצמצום התנועה במרחב העירוני.

התקנת מערכות החשמל הסולאריות במבני הציבור בוצעה במסגרת תכנית עיר מאופסת אנרגיה ויעדי הגדלת ייצור החשמל הפוטו וולטאי. המבנים נבחרו מראש באמצעות סקר מבנים וגגות. חברת ההתקנה נבחרה  באמצעות מכרז. תקופת הסגר וסגירת המבנים לקהל אפשרו האצה משמעותית של הפרויקט.

התקנת מערכות חשמל סולאריות על גגות בית ספיר והיכל התרבות העירוני, בזמן התפתחות מצב החירום 

פרסום הנחיות לתושבים ולעסקים בדף הפייסבוק העירוני

טכנולוגיה בשירות תושבים ועסקים

עיריית כפר סבא, עשתה שימוש בפלטפורמות תקשורת, שירות וזירות מסחר דיגיטלי כדי לתת פתרונות לתושבים ולעסקים המקומיים. העירייה הקימה במהירות מרשימה אתר ייעודי וייחודי בנושא משבר הקורונה עבור התושבים ופורטל לסיוע לעסקים המקומיים.

אתר ייעודי של העירייה בנושא משבר הקורונה 

תקשורת, חינוך וחברה

במצב חירום נדרשת התאמה של דרכי התקשורת בין הרשות לבין התושב, עם תשומת לב מיוחדת לאוכלוסיות כמו בודדים, קשישים ומשפחות אנשי הרפואה. עיריית כפר סבא פתחה קו חם בנושאי חינוך, רווחה ועסקים, במרכז המוזיקה לנוער "הגלריה 29", נפתח אולפן שידורים חיים בדף הפייסבוק העירוני. העיריה שידרה מאולפן זה גם סרטוני הדרכה לתושבים בשפות שונות – אמהרית וספרדית

לוח השידורים החיים של העירייה

בזמן קצר תוכננו ובוצעו פעילויות עירוניות רבות למען התושבים, תוך הפעלת מערך נרחב של מתנדבים, תושבי העיר, יצירת קשר טלפוני עם 21 אלף גמלאי העיר, סיוע במזון ושינוע תרופות. הוקם מרכז לוגיסטי לחלוקת מזון לאזרחים ותיקים ולמשפחות מעוטות יכולת, בשיתוף החברה הכלכלית לפיתוח כפר סבא, במסגרתו חולקו מדי יום מאות ארוחות חמות וסלי מזון, נוצרו חוברות וסרטונים לתושבים הסגורים בבתים, נפתחו מסגרות יום חינמיות לילדי הצוותים הרפואיים, ואפילו מערך משלוחים של ספרי קריאה מהספרייה העירונית.

העיריה תכננה וביצעה פעילויות קהילתיות רבות עבור הקהילה ובמיוחד בני הגיל השלישי אשר הייתה להם חשיבות מיוחדת בשל סגר התושבים בבתים ורמות החרדה שנגרמו עקב המשבר והסיקור התקשורתי הנרחב שלו. הפקה זו דרשה רגישות מיוחדת ושיח נמרץ עם התושבים. התוצאה: מיזמים מיוחדים כמו פרסום "המדריך המלא לסבא וסבתא איך לפתוח שיחת זום", שידור מפגש מיינדפולנס עם יועצת בית הספר בן-גוריון, אירנה גולדמן, כלים להתמודדות בזמן קורונה וסרטון שיצרה הפסיכלוגית ענת בוכוייץ מהשירות הפסיכולוגי בכפר סבא. העירייה יזמה אירועי מרפסות, הופעות של משאיות מוזיקה ברחובות ואפילו מרוץ קורונה כפר סבא בשידור מקוון ובקבוצות ZOOM בבתים.

התכנון, ההפקה והביצוע של מספר רב של אירועים קהילתיים ייחודיים בזמן קצר, ובתנאי המשבר אשר משפיע גם על עובדי העירייה כמו על כל תושב אחר, דרשו יצירתיות רבה, שיתופי פעולה והתאמה מחדש של מחלקות עירוניות רבות.

מוקד שירות לתושבים בעת משבר הקורונה

מרוץ קורונה כפר סבא בשידור מקוון ובקבוצות ZOOM בבתים.

עסקים בעיר

כדי לסייע לעסקים הפועלים בעיר, במצב שבו נדרשה סגירה מיידים של עסקים רבים, סגירת מרכזי קניות ומגבלות על תנועה ברחובות, פתחה העירייה מוקד סיוע לעסקים ופורטל עסקים חדש באתר העירייה, כדי לאפשר להם לקבל חשיפה לעסקיהם - פלטפורמה דיגיטלית עירונית הנותנת במה מקוונת לבעלי העסקים בעיר ומעודדת את הציבור לרכוש ולצרוך שירותים מקומיים.

פלטפורמה דיגיטלית זו פותחה בשיתוף אגף המחשוב העירוני, מחלקת רישוי עסקים בעירייה וחברת א.ש בינה, תוך התאמה לתקנות הממשלה בדבר ההנחיות למשק. כך לדוגמא, איפשר פורטל העסקים להצהיר על עמידה בדרישות התו הסגול, בהתאם להנחיות הממשלה.

לעסקים הועמדו קישורים מיוחדים להצטרפות לאינדקס העסקים ולהצהרה על התו הסגול.

אפילוג

שמירה על חוסן עירוני בעת משבר, דורשת יכולת תגובה מהירה ויצירתית. לא רק יכולת טכנולוגית, תפעולית ובטיחותית אלא גם חברתית, פסיכולוגית, חינוכית וסביבתית.

לארגון שרגיל להתנהג באופן שיטתי ושגרתי, בהתאם לנהלים ולהרגלים שהושרשו במשך שנים זהו אתגר מיוחד שדורש יכולת תגובה והסתגלות מהירה. לכן חשוב להיערך למצבים אלו מראש ולהתנהל באופן גמיש גם בימים כתיקונם. יש חשיבות רבה לגישה עירונית השמה דגש על תיאום מערכתי ועל תהליכי תיאום בין המחלקות, על תקשורת שקופה, חדשנות ופיתוח קיימות. גישה זו מקנה לעיר יתרונות חשובים בעת חירום.

נתונים שהתפרסמו הראו כי כפר סבא עמדה במבחן והשיגה את המטרות. העיר נמצאת בין הערים הראשונות בישראל בהן התושבים התנהלו על פי ההנחיות, לא היו בה אירועים חריגים ושיעור ההידבקות במחלה היה נמוך במיוחד.